Настройка SharePoint в Dynamics 365 для управления документами

Настройка SharePoint для управления документами

SharePoint является ценным ресурсом, когда речь идет о хранении, управлении и совместном использовании документов в Dynamics 365 Finance.

Выполните следующие шаги, чтобы:

  • Успешно настроить сайт SharePoint специально для файлов, связанных с Dynamics 365 Finance
  • Настройка управления печатью для использования SharePoint
  • Прикрепите документ к заголовку заказа на продажу, который будет храниться в SharePoint

1) Создать новый сайт SharePoint (библиотека документов) в SharePoint online

2) В D365 Finance выберите Organization administration> Document management> Document management parameters> выберите SharePoint сдева. Введите имя сервера SharePoint вашей организации:

Примечание: Вы получите сообщение об ошибке доступа, если у вас нет соответствующего разрешение SharePoint. Обратитесь к администратору SharePoint, чтобы получить доступ.

3) В Document types (Organization admin> Document management> Document types) выберите «File» слева, введите имя в поле «Name» (например, File_JackieSP), заполните остальные поля, как показано ниже:

Примечание: Вы можете создавать разные типы файлов для разных библиотек документов SharePoint. В приведенном выше примере FILE_AP использует другой сайт документов SharePoint.

Нажмите «Edit» (значок карандаша), затем в поле адрес выберите сайт и папку SharePoint, в которую вы хотите сохранить документ.

4) User Options — убедитесь, что обработка документов включена

  • Нажмите на значок шестеренки в сеансе D365 Finance в правом верхнем углу и выберите User options

  • Выберите «Preferences» слева и в разделе «Miscellaneous», убедитесь, что для параметра «Document Handling» установлено значение «Yes».

Настройте управление печатью для пользователя для использования SharePoint:

1) AR> Setup> Form setup, нажмите ссылку Print Management:

2) Выберите Customer account statement, затем Original (или вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и создать новую),  щелкните стрелку влево в поле Destination field  и выберите Printer Setup)

3) В настройках принтера выберите «File» слева, установите «Save in print archive» на «Yes», присвойте файлу имя, установите формат в формате PDF.

Примечание: Save in print archive должно быть установлен в Yes. В противном случае документ не будет создан в SharePoint. Если вы создали разные типы файлов для разных библиотек документов SharePoint, они не будут отображаться здесь.

Чтобы проверить вышеуказанную настройку, выберите клиента Contoso из списка All customers, нажмите вкладку Collect, выберите Statements в группе сальдо клиентов.

Отчет для клиента будет отображаться на экране после его создания. Вы можете отключить его, перейдя в Document management parameters, затем выберите File types слева, затем найдите интересующий вас тип документа и измените «Natively web Renderable» на No.

Теперь на вашем сайте SharePoint вы увидите также новый PDF-файл отчета для клиента.

Присоединение документа к заголовку заказа на продажу, который будет храниться в SharePoint

Откройте заголовок заказа на продажу и щелкните скрепку в правом верхнем углу. Обратите внимание, что число на скрепке указывает количество документов, прикрепленных к заголовку заказа на продажу.

В этой форме нажмите New, затем выберите File в раскрывающемся списке, чтобы прикрепить документ:

Примечание: Вы увидите различные типы файлов, которые вы настроили здесь. Таким образом, если вы установили разные типы файлов для разных библиотек документов SharePoint, они будут перечислены в раскрывающемся списке (например, File_AP)

Затем перейдите к файлу, который вы хотите прикрепить к этому заголовку SO:

Нажмите на Save и закройте форму. Теперь вы увидите номер 1 на скрепке.

Если вы перейдете к своей библиотеке документов SharePoint, вы также увидите документ/файл, который вы только что прикрепили к заголовку SO.

 

Источник: https://stoneridgesoftware.com/steps-to-set-up-sharepoint-document-management-dynamics-365-finance/

 

Comments

So empty here ... leave a comment!

Добавить комментарий

Sidebar